Додаток 3 до Положення. Порядок взаємодії із Центральним оргкомітетом Проекту (м. Київ, Україна) у форматі "У К Р А Ї Н А - С В І Т" 

Масштабами Проекту та досвідом попередніх років продиктована необхідність створення у країнах світу творчо незаанґажованих ініціативних організаційних груп - місцевих оргкомітетів (далі - МОК), які куруватимуть усі мистецькі заходи, що проводяться у рамках Проекту-конкурсу (далі - Проект) в певній країні та у своїй діяльності дотримуватимуться Основних етапів Міжнародного проекту-конкурсу «Тарас Шевченко єднає народи», наведених схематично у додатку 4 до Положення.

ПОЧАТОК РОБОТИ. СТВОРЕННЯ МІСЦЕВИХ ОРГКОМІТЕТІВ

• Щорічно (грудень-січень) перед початком І етапу Центральний оргкомітет проекту-конкурсу «Тарас Шевченко єднає народи» в Україні надсилає у посольства України в іноземних державах, посольства іноземних держав в Україні, діаспорні громади, а також інші культурні, наукові, громадські об'єднання, інституції та етнічні спільноти звернення щодо сприяння в організації та проведенні Проекту, а також листи щодо створення МОК.
• Ініціативи громадян України та іноземних держав щодо всебічної підтримки Проекту розглядаються Автором та ЦОУ у робочому порядку.

• Ініціатори МОК повідомляють ЦОУ про факт утворення МОК завдяки опитуванню:
  

• Під час заповнення анкети чітко зазначаються місце перебування осередків новоствореного МОК, П.І.Б. та роду діяльності Голови і членів МОК тощо (бажано у ході подальшої взаємодії долучати спільне фото або фотоколаж для полегшення укладання звітних матеріалів).

• Діяльність місцевих оргкомітетів у країнах світу (МОК) полягає у самостійному проведенні у квітні відкритого місцевого конкурсу, переможці якого стають номінантами на участь у ІІІ заключному етапі в Україні (травень), та можуть брати участь як безпосередньо, так і в номінації «Відеоформат».

• МОК здійснюють (курують) локальну реєстрацію всіх учасників, проводять місцевий відбірковий конкурс, після чого у термін до 12 травня повідомляють ЦОУ вичерпні реєстраційні дані стосовно
  номінантів ІІІ етапу (переможців ІІ етапу конкурсу на місцях, які вибороли право представляти свої країни (регіони України), та реєструють їх відповідно до розділу «Реєстрація учасників» Положення.
  
  
• Кількість переможців в кожній з номінацій має бути
  не більше 6 від однієї країни (одне перше, два других та три третіх місця).
• У разі, якщо МОК у країнах світу тимчасово не утворено, заявки від учасників - представників певної країни вважаються індивідуальними та приймаються в установлені терміни безпосередньо ЦОУ за посиланням: https://goo.gl/forms/fHRcyBZ20V98rEz23 або натиснувши кнопку:
  

• З метою забезпечення організованого проведення чергового етапу проекту-конкурсу встановлено, що заявки на участь координуються спільно МОК та Центральним оргкомітетом України (ЦОУ).
• Про місце, час і програму проведення заходів заключного ІІІ етапу проекту-конкурсу учасникам повідомляється додатково - надсиланням відповідного Інформаційного листа.

• Оголошення результатів ІІІ заключного етапу Проекту здійснюється в установленому порядку ЦОУ та за допомогою МОК доводяться до учасників.

ФУНКЦІЇ МОК у КРАЇНАХ СВІТУ

• Організують проведення І етапу Проекту на місцях, за допомогою засобів фотовідеотехніки фіксують та надсилають до ЦОУ у встановлені терміни результати проведення флешмобів, бажано з історією створення пам'ятника (погруддя, портрета) Кобзаря, біля якого проходили мистецькі заходи;

• Організовують ІІ етап місцевих конкурсів, формують склад журі, проводять конкурси, роблять фотофіксацію місцевих конкурсів та звітують перед ЦОУ про їхні результати. Результати проведення місцевих конкурсів оформлюються протоколами. Проекти протоколів надсилаються до МОК заздалегідь;
• У разі, коли проведення ІІ етапу Проекту на місцях є неможливим, надіслані відеосюжети з виступами учасників вважаються індивідуальними та оцінюються журі на загальних умовах під час проведення ЦОУ ІІІ заключного етапу Проекту.
• протягом ІІ етапу Проекту за допомогою засобів фотовідеотехніки фіксують та надсилають до ЦОУ у встановлені терміни результати проведення місцевих відбіркових конкурсів.
• МОК та ЦОУ повідомляють учасників про результати відбіркового
  ІІ етапу Проекту, оголошують номінантів ІІІ (заключного) етапу Проекту та запрошують останніх до участі у ІІІ етапі.
• Координують виступи номінантів у ІІІ заключному етапі проекту-конкурсу, здійснюють у разі потреби запит щодо розширених анкетних даних переможців ІІІ етапу, зобов'язуючись дотримуватися норм етики щодо використання анкетних даних учасників;
• Завершують свою роботу після проведення ІІІ етапу, оформлення спільними зусиллями основних звітних матеріалів Проекту та доправлення усіх належних нагород переможцям та грамот учасникам (орієнтовно 30 червня).

ФУНКЦІЇ МОК в УКРАЇНІ

• Діяльність місцевих (обласних/регіональних) оргкомітетів України (МОКУ) в частині номінацій «Наживо» та «Мій Шевченко: музично-театральний» полягає у самостійному проведенні у квітні відкритого місцевого конкурсу, переможці якого є домінантами на участь у ІІІ заключному етапі в м. Києві (травень), та можуть брати участь безпосередньо або в номінації «Відеоформат».

• Діяльність місцевих (обласних/регіональних) оргкомітетів України (МОКУ) в частині номінацій «Відеоформат» та решти підномінацій номінації «Мій Шевченко» провадиться за аналогією до МОК країн світу.
• У разі, якщо МОК у області (регіоні України) тимчасово не утворено, заявки від учасників - представників регіону вважаються індивідуальними та реєструються в установлені терміни безпосередньо ЦОУ. У разі, коли проведення ІІ етапу Проекту на місцях є неможливим, надіслані відеосюжети з виступами учасників оцінюються журі на загальних умовах під час проведення ЦОУ ІІ етапу Проекту (Всеукраїнський відкритий конкурс читців).

• Протягом ІІ відбіркового етапу роботи в номінаціях «ВІДЕОФОРМАТ» та «МІЙ ШЕВЧЕНКО» роботи учасників з України українською мовою оцінюються журі в електронному вигляді (за винятками, які становлять неможливість дистанційного оцінювання).